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REINALDO POLITO é o mais renomado especialista brasileiro no ensino da expressão verbal. Professor nos cursos de pós-graduação da Escola de Comunicação e Artes (USP), colunista semanal no portal UOL e palestrante em inúmeras empresas de destaque, projetou-se também como autor das mais procuradas obras sobre a arte de falar em público. Seus livros – que, juntos, já atingem mais de 200 edições e venderam mais de 1 milhão de exemplares – frequentaram o topo de importantes listas dos mais vendidos do país e mereceram comentários elogiosos de diversos órgãos da imprensa. Seu estilo simples, direto e leve envolve o leitor desde as primeiras páginas e motiva ao aprendizado pela naturalidade com que consegue abordar os mais complexos temas da comunicação. Saiba mais sobre o autor em:

LIVROS

Como falar corretamente
e sem inibições

Assim é que se fala

Superdicas para falar bem em conversas e apresentações

Conquistar e influenciar para se dar bem com as pessoas

As melhores decisões não seguem a maioria

Como falar de improviso e outras técnicas de apresentação

Oratória para advogados e estudantes de direito

Vença o medo de falar em público

A influência da emoção do orador

ARTIGOS

VOCÊ SABE LIDERAR UMA REUNIÃO DE TRABALHO OU FAZ AS PESSOAS PERDEREM TEMPO?

O desempenho do líder da reunião é avaliado pelos subordinados, pares e superiores hierárquicos. A maneira como planeja e conduz as reuniões pode ser vista como indicador de sua competência.

 

Sua imagem profissional poderá ser projetada de maneira positiva se souber como fazer escolhas criteriosas para que apenas profissionais envolvidos com o tema a ser discutido sejam convidados, tiver discernimento de incluir na pauta temas relevantes, souber promover o envolvimento de todos os participantes e suplantar os impasses que posam surgir ao longo das discussões.

Quanto mais você estiver preparado para liderar reuniões, melhores serão suas chances de conseguir os resultados para a empresa e para projetar uma imagem profissional positiva. Mesmo que você não tenha a função de líder nas reuniões, aproveite para se preparar já, pois logo poderá ter essa incumbência.

Superdicas da semana:

  • Elabore sempre uma pauta para as reuniões que liderar
  • Informe com antecedência quais os temas da reunião
  • Fale o suficiente para permitir o debate e motivar a participação
  • Estude bem os temas da reunião para liderar bem e ter boa participação

CINCO REGRAS PARA SER BOM DE PAPO

– Sou ruinzinho de conversa.
– Ruinzinho como?
– Ah, ninguém presta atenção no que eu falo.
– E o que você fala é interessante? Você ouviria alguém que fala como você?
– Sei lá. Acho que todo mundo conversa do mesmo jeito. Nunca pensei nisso.
– Então, vamos ver se você segue as cinco regras básicas da boa conversa.
– Ué, e desde quando conversa tem cinco regras básicas?

Primeira. Você sabe ouvir?
– Ah, para com isso. Ouvir é só…ouvir. Às vezes não presto atenção, mas ouço.
– Pois é, ouvir não é só ficar olhando para o interlocutor com cara de coruja. É preciso dar sinais de que você acompanha a conversa. Acenar com a cabeça, com leves movimentos da sobrancelha, para mostrar surpresa, solidariedade, expectativa.

Além disso, use palavras e expressões de estímulo como, por exemplo, ‘é mesmo?’, ‘e aí?, ‘não acredito’. Cuidado também para não demonstrar que não vê a hora que o outro termine de falar para você dizer o que deseja.

– Entendi. Estou reprovado na primeira regra. E a segunda?

Segunda. Você sabe contar histórias curtas e interessantes?
– Posso garantir com toda certeza: não.
– Comece a colecionar histórias curtas e interessantes. Faça um caderninho para poder se lembrar sempre. Toda vez que ouvir uma boa história, anote. E conte logo em seguida para alguém. Assim, além de aperfeiçoar a narrativa, será mais fácil guardar.

Fique antenado nos assuntos que nos rodeiam: música, literatura, arte, turismo, cinema, esportes. São temas que geralmente agradam. Atenção para não falar demais – gente prolixa é insuportável. Também não queira sair por aí dando aula, como se fosse um professor. Ninguém aguenta gente sabichona.

– Isso dá para fazer. E a terceira?

Terceira. Você é espirituoso, bem-humorado?
– Às vezes. Tenho preguiça de fazer brincadeiras.
– Não precisa e nem deve bancar o bobo da corte. Mas uma conversa interessante deve ser regada com a leveza das tiradas espirituosas. Vale a pena treinar. Funciona principalmente a autogozação.

Algumas pessoas ficam sem graça e até chatas quando tentam brincar. Se depois de algumas experiências, perceber que este é o seu caso, é melhor não arriscar. Deixe as gracinhas de lado.

– Vou tentar. Acho que posso ser um pouco mais leve e bem-humorado.

Quarta. Você sabe fazer perguntas?
– E desde quando pergunta tem jeito certo de fazer?
– É a segunda regra mais importante da boa conversa. Quem não sabe perguntar, não consegue manter conversas interessantes. Há dois tipos de perguntas: as fechadas e as abertas. Fazemos perguntas fechadas para iniciar uma conversa ou para mudar o rumo do assunto. Por exemplo, Quem? O Zé Roberto. Quando? No começo do ano. Onde? No restaurante vegetariano. Observe como as perguntas fechadas motivam a respostas rápidas e objetivas.
– E as perguntas abertas?
– As perguntas abertas instigam o interlocutor a falar mais. Por exemplo, Como? Por quê? De que maneira? Note que as perguntas abertas não permitem apenas respostas de sim ou não, de certo ou errado. Elas forçam a pessoa a elaborar mais o raciocínio.
– E a regra mais importante? Você disse que essa última era a segunda mais importante.
– Opa, criei expectativa em você. Falando nisso, eu não mencionei como uma das regras, mas criar expectativa é um recurso que você também pode acrescentar no pacote.
– Sim, você aguçou minha curiosidade, qual é a regra mais importante?

Quinta. Tenha interesse verdadeiro pelas pessoas.
Por mais que você interprete, finja gostar ou se interessar, chega um momento em que a pessoa percebe que não está sendo autêntico. Descobre que tenta ser politicão. Aí a conversa boa acabou. Só vão falar com você se quiserem algum tipo de vantagem. Para se relacionar bem é preciso ter esse interesse genuíno, sem fingimentos.

– Tem razão. Seguir essas regras não parece ser tão difícil. Vou praticar.

SUPERDICAS DA SEMANA

  • Demonstre que ouve com interesse
  • Aprenda a contar histórias curtas e interessantes
  • Desenvolva o lado espirituoso e bem-humorado
  • Faça perguntas fechadas ou abertas, dependendo da resposta que deseja
  • Tenha interesse verdadeiro pelas pessoas

FIQUE PRONTO PARA FALAR BEM EM 15 MINUTOS

Imagine que na última hora você tenha de falar em público e não sabe por onde começar. Aqui está um roteiro simples e rápido de três passos para preparar uma boa apresentação em apenas quinze minutos.

1 – Saiba qual o tema e motivo do evento
Identifique de maneira clara qual o motivo do evento e o assunto que será tratado. Para ter resposta a essa questão, reflita sobre os motivos que levaram as pessoas àquele encontro e qual o tema principal a ser abordado.

2 – Descubra os problemas e as soluções propostas
Quase sempre as apresentações são feitas para propor soluções a determinados problemas. Esse é o alicerce da apresentação. Tudo deverá girar em torno dos problemas e das soluções. Se, eventualmente, o objetivo for discorrer sobre uma novidade, analise como foi o histórico do assunto até chegar a esse momento presente. Ao atender a esses dois pontos sua apresentação estará pronta.

3 – Estabeleça a ordem da sua apresentação
Sua apresentação já está pronta, faltam apenas os detalhes. E um dos mais importantes é saber a sequência lógica da exposição. Vamos a ela:

A – Cumprimente os ouvintes

De maneira geral ‘Senhoras e senhores’ em casos mais formais e ‘Olá, pessoal’ nas situações mais informais serão suficientes.

B – Faça a introdução

Nada complicado. Faça comentários simples sobre o evento. Pode ser uma referência a uma reunião anterior, aos planos que fizeram no último encontro, ou algum ponto associado ao público ou a algum ouvinte importante. Se tiver uma história ‘na manga’ que possa ser associada ao evento, lance mão dela.

C – Conte qual é o assunto

Em uma frase ou duas conte qual o assunto que será desenvolvido. Essa tarefa será simples, pois você já refletiu sobre esse aspecto da apresentação antes de começar a falar.

D – Revele o problema

Conte aos ouvintes qual o problema para o qual pretende apresentar soluções.

E – Apresente a solução

Depois de deixar claro qual o problema, agora chegou o momento de apresentar a solução. Lembre-se de que se fez um histórico, agora vai falar do presente.

Cabem aqui os argumentos, como estatísticas, pesquisas e exemplos.

F – Conte uma história

Não é uma obrigação, mas uma boa história, ligada diretamente ao assunto, além servir como ilustração e facilitar o entendimento do ouvinte torna a apresentação mais arejada e interessante.

G – Refute as objeções

Nem sempre os ouvintes terão objeções, mas se sentir que existe ou poderá existir algum tipo de resistência, defenda seus argumentos.

H – Conclua

Depois de ter cumprido todas as etapas chegou o momento de concluir. A maneira mais simples de cumprir essa tarefa é pedir para que os ouvintes reflitam ou ajam de acordo com a mensagem.

Parece incrível, mas em menos de quinze minutos você estará pronto para fazer a apresentação.

      SUPERDICAS DA SEMANA

  • Antes de começar a falar, saiba qual é o assunto e o objetivo do evento
  • Cumprimente os ouvintes de acordo com a formalidade da circunstância
  • Conte qual é o assunto
  • Esclareça qual é o problema
  • Apresente a solução, conte uma história e refute as objeções
  • Conclua pedindo a reflexão ou ação dos ouvintes

CONSEGUE DIZER TUDO EM 2 MIN? É PRECISO SER ENXUTO PARA VENCER NA CARREIRA

Para que um profissional continue progredindo em sua carreira e aspirando por posições cada vez mais gratificantes precisa aprender a agir com rapidez e eficiência. As organizações exigem que ele desenvolva tarefas multifuncionais, tenha capacidade de adaptação às mudanças, seja flexível e saiba assumir riscos e tomar decisões.

E não é só. Sobreviverá apenas quem souber liderar, trabalhar em equipe, for ético, bem preparado e criativo. Dependendo da empresa em que o profissional estiver atuando, esses requisitos poderão ser mais ou menos exigidos.

Mas em qualquer circunstância, certamente, essas habilidades não serão desconsideradas na avaliação do seu desempenho. Entra aí, de maneira decisiva, a capacidade de se comunicar.

E, atenção: de se comunicar com eficiência e objetividade, tanto para falar quanto para escrever. Quem não souber transmitir suas ideias, propostas e projetos de forma concisa não se encaixará nesse perfil corporativo. Por mais competente que seja, perderá espaço para aqueles que sabem interagir com outras pessoas e defender suas posições.

Comunicação clara, rápida e eficiente
Será avaliado como competente aquele que apresentar resultados e souber dizer tudo o que precisa de forma clara, rápida e eficiente. Nesses tempos bicudos, em que a concorrência não dá tréguas e as transformações de mercado ocorrem num piscar de olhos, quase ninguém consegue se deter em textos e discursos longos.

Ainda que a pessoa goste das reflexões mais profundas, os afazeres e o dinamismo dos negócios não permitem. A tarefa de hoje surge junto com o pedido de solução para ontem.

Não são poucos os que precisam de dez, doze e até mais horas de trabalho diário para administrar suas obrigações. Mesmo tendo interesse, a circunstância os leva a preferir os resumos à análise detalhada.

Há exceções, é claro. A maioria, entretanto, se enquadra nesse figurino. E não adianta criticar ou censurar esse comportamento. É uma realidade que precisa ser entendida e levada em consideração. Fracassa quem tenta bater de frente com essa tendência cada vez mais presente em época de tanta correria, especialmente na vida corporativa.

Crie o hábito de cortar
A busca da concisão, da palavra breve, mas significativa, já existia no passado, e não constitui uma marca apenas dos dias atuais.

Fernandes Pinheiro, por exemplo, na sua ‘Postilla de rhetorica e poetica’, publicada nos finais dos anos mil e oitocentos, já chamava a atenção para a importância da objetividade: ‘Não há assunto, por mais vasto e complicado que pareça, que não se possa resumir numa frase’.

Hoje essa qualidade, mais que nunca, tornou-se obrigatória. Comece a exercitar essa habilidade. Procure dizer tudo o que precisa no menor tempo possível. Escreva e-mails, relatórios, memorandos, cartas.

Depois de concluir, comece a cortar. Elimine o excesso de adjetivos, as explicações complementares, as informações desnecessárias. Com o tempo, você desenvolverá a habilidade de dizer tudo em menos tempo.

Faça o mesmo com seus discursos. Na nossa escola, damos um tempo de dois minutos para que o aluno transmita sua mensagem completa, com começo, meio e fim. Os executivos ficam surpresos ao perceber que não precisam de mais tempo para transmitir o que precisavam. E levam essa experiência da sala de aula para suas reuniões.

Tenha o cuidado, todavia, para não passar informações incompletas, truncadas, sem sentido. Nessa fase de ‘treinamento’, dê o texto enxuto para uma ou mais pessoas lerem, ou faça o discurso resumido para pessoas conhecidas. Peça que expliquem o que entenderam. Se disserem a você o que pretendeu transmitir, significa que está no caminho certo.

Superdicas da semana

  • Quanto mais enxuta for a sua comunicação, maior será a chance de você ser lido, ouvido e entendido
  • Aprenda a enviar e-mails curtos. Diga tudo em uma ou duas frases
  • Procure escrever qualquer texto em apenas 25% do tamanho que costuma usar
  • Aprenda a fazer discursos em apenas dois ou três minutos
  • Só fale mais se for muito necessário para o entendimento da mensagem ou se a circunstância exigir

COMO SE COMPORTAR NA MUDANÇA

Olhe à sua volta. Observe como tudo está mudando. Não são apenas as fusões e incorporações que surgem de um dia para outro, nem a mudança de rumo das próprias organizações. As pessoas, o mercado, os objetivos, tudo, absolutamente tudo passa por verdadeira revolução.

O que valeu para hoje até o momento de irmos para cama descansar de um dia atribulado e desafiador no trabalho, talvez já não tenha nada a ver com o que teremos de enfrentar amanhã. E esse é o desafio, estar acostumado e pronto para as mudanças. Quem não estiver será atropelado.

Quem disser “no meu tempo…”, provavelmente estará pedindo que lhe cortem a cabeça. Quem disser “isso não é comigo”, se não tiver uma boa explicação para o comportamento resistente, corre o risco de ser excluído, ou, pelo menos, ser colocado numa geladeira.

Como se preparar para sobreviver às mudanças? A resposta está na própria questão – preparo e consciência do tempo em que vivemos. Vale a pena fazer um treinamento pessoal com as coisas que nos cercam no cotidiano. Só para ir se acostumando.

Trocar de restaurante, experimentar novas comidas, mudar o trajeto para o trabalho, testar outro meio de transporte, sentar em outro lado da mesa, fazer novas amizades. Das experiências mais simples até as mais complexas e difíceis, como mudar de casa ou trocar de carro.

Tudo para se acostumar com as mudanças e abrir o espírito para novos desafios. É questão de sobrevivência. Talvez você possa achar tudo isso uma grande besteira. Quem sabe não seja uma boa oportunidade para descobrir certa tendência a resistir às novidades.

Se você não mudou tanto nos últimos anos, dê uma boa olhada nos seus amigos, vizinhos e parentes. Será que todos continuam na mesma empresa, no mesmo cargo, na mesma casa, com o mesmo casamento? Esse cenário pode ser um bom indicador de que a fila anda cada vez mais rápido.

Você sabia que a maioria das pessoas que são demitidas jamais pensou em tal possibilidade. Estavam tranquilas em seus postos, imaginando serem insubstituíveis, e se surpreendem de uma hora para outra enviando currículo e procurando o número do telefone dos velhos amigos.

Não estou escrevendo este texto só para você. Escrevo principalmente para mim. O que eu queria na verdade era refletir com os amigos sobre esse desconforto da mudança. Por isso, ninguém melhor que você, para quem escrevo há tantos anos, um papo assim de peito aberto.

Valeu muito. Essa conversa mexeu comigo. Já estou pensando em escrever um novo livro e imaginado que projetos poderiam sacudir minha vida no momento. Concluí que meu tempo é agora e como disse Ortega Y Gasset: “Eu sou eu e minha circunstância”.

Tomara que você faça o mesmo. E se resolver não fazer nada, pelo menos que possa refletir sobre esse assunto e ficar atento aos sinais de mudança. Quem sabe essa nossa conversa não seja uma fumacinha para mostrar o que vem por aí.

      SUPERDICAS DA SEMANA

  • Prepare-se para as mudanças
  • Saia da rotina e se sujeite a novas atividades
  • Faça novos amigos
  • Faça inscrição em novos cursos. Que tal um de oratória?!
  • Ah, não se esqueça de que passarinho na muda não pia.

O MEDO DE FALAR EM PÚBLICO ATRAPALHA SUA VIDA PROFISSIONAL?

Sentir medo é normal, faz parte da nossa vida. É um mecanismo de defesa natural. É só nos sentirmos em perigo que lá vem a adrenalina fortalecendo os nossos músculos e dando uma turbinada na pressão sanguínea para que possamos fugir mais depressa do que pode nos prejudicar.

Portanto, se antes de apresentar um projeto importante ou discutir uma proposta que pode alavancar sua carreira, sentir o coração batendo mais forte, nada de pânico, é a defesa do organismo agindo com a “boa” intenção de protegê-lo. Acontece com praticamente todas as pessoas.

E não pense que galgando posições hierárquicas mais elevadas a questão será resolvida naturalmente. Ao contrário, quanto mais você subir na carreira, maiores serão suas responsabilidades e mais terá o que perder. As chances de que fique ainda mais nervoso ao ocupar posições mais importantes aumentam.

A boa notícia é que um pouquinho de nervosismo pode ser fundamental na vida. A adrenalina descarregada em pequena quantidade faz com que a pessoa fique mais atenta, se prepare melhor sobre o assunto que irá expor, respeite mais os ouvintes que terá pela frente. Reduz as possibilidades de falar o que não deve.

Pessoas com excesso de confiança correm sério risco de falar o que vem à cabeça, sem preparo adequado. De maneira geral, subestimam os ouvintes e deixam de respeitá-los como deveriam. São aqueles que dão uma olhada no assunto e acham que podem improvisar toda a apresentação.

O medo excessivo atrapalha, pois pode comprometer o desempenho e a imagem de quem fala em público. O medo controlado, por outro lado, pode ser uma ótima proteção para quem fala em público. Osmar Santos, um dos mais competentes narradores esportivos da nossa história, disse em uma de nossas aulas no curso de Expressão Verbal que o dia que deixasse de sentir medo, deixaria de ser narrador esportivo.

Para ter o medo sob controle e reduzir o excesso de adrenalina, siga esses conselhos simples e que podem dar ótimos resultados:

Prepare-se muito bem sobre o que vai falar
Esse talvez seja um dos fatores mais importantes para dar segurança ao orador, estar muito bem preparado sobre o que vai falar. Não basta dar uma ou duas lidas no material a ser apresentado. É preciso conhecer o tema com profundidade, saber expô-lo por ângulos diferentes, estar preparado para as perguntas que talvez tenha de responder.

Enfim, deve sobrar material. Se tiver de falar por 30 minutos, tenha um estoque de pelo menos 45 minutos ou uma hora para sua apresentação. Quanto mais souber sobre o assunto que irá falar, mais seguro se sentirá. Um dos maiores receios de quem fala em público é o de terminar a apresentação antes do tempo por falta de assunto.

Ensaie bastante
Quanto mais ensaios você fizer, mais domínio terá da sequência da apresentação e das ligações que deverá fazer de um tópico para outro. É importante que ensaie com palavras diferentes e abordagens distintas. Essas alternativas darão a você condições de adaptar o rumo da exposição caso dê branco ou se atrapalhe em determinadas passagens.

Converse sobre o assunto
Independentemente dos ensaios mais formais que venha a fazer, converse bastante sobre o assunto com amigos e familiares. Essa conversa é fundamental para que organize ainda melhor os pensamentos, afaste as informações que julgar inadequadas e acrescente os novos pontos que forem surgindo.

Leve material de apoio
Mesmo que você tenha domínio total da apresentação, leve algumas anotações. Você verá que, mesmo não precisando fazer uso delas, só o fato de saber que poderá contar com algum apoio o deixará mais tranquilo.

Comece falando mais devagar e mais baixo. É no início que ocorre uma descarga maior de adrenalina. À medida que for falando a adrenalina passa a ser metabolizada e o nervosismo diminui. Por isso, procure não falar muito alto, nem muito rápido no início. Depois que sentir mais tranquilidade poderá soltar a voz.

Deixe as mãos apoiadas
Encontre um local para falar onde possa deixar as mãos apoiadas, caso sinta muito nervosismo. Se tentar gesticular com as mãos trêmulas, irá realimentar ainda mais o nervosismo. Depois que se acalmar, aí sim poderá gesticular com mais segurança.

São pequenos cuidados que fazem toda a diferença para que possa se sentir mais tranquilo ao falar em público. Quanto mais você praticar e mais conhecer o assunto que irá expor, mais tranquilo e seguro se sentirá na frente do público. E lembre-se de que, quanto mais você subir na carreira, mais precisará falar em público e mais segurança deverá demonstrar.

Superdicas da semana

  • Sentir medo de falar em público é normal
  • Excesso de nervosismo pode ser prejudicial para o resultado da apresentação
  • Demonstrar medo de falar em público pode prejudicar a imagem do orador
  • Quanto mais conhecer o assunto e mais praticar, mais seguro se sentirá

FALAR MAIS ALTO AJUDA A SER PROMOVIDO NO TRABALHO, MAS NÃO EXAGERE

A recomendação é que você fale um pouco mais alto do que seria suficiente para que as pessoas possam ouvir. Esse volume adicional, desde que não incomode principalmente as pessoas que estejam mais próximas, pode ser uma boa demonstração de interesse e envolvimento com relação à mensagem transmitida.

Se não ocorreu com você, deve ter já acontecido com alguém que conheça. Depois de dizerem algo, pessoas do relacionamento mais próximo, especialmente cônjuges e filhos reclamam: “Fale para fora, você está falando para dentro”. E não é apenas porque a pessoa se tornou inaudível, mas também pelo fato de se mostrar sem vida, sem energia, sem disposição.

Na vida corporativa, esse comportamento inibido, com excesso de recato, pode ser a morte para a carreira do profissional. Num mundo tão competitivo, onde os espaços são disputados milimetricamente, falar para dentro pode passar ideia de alguém que não esteja preparado para os embates do mercado.

Por isso, soltar a voz, sem receio de que censurem seu comportamento, levando em conta o bom senso, lógico, pode ser um bom indicativo de segurança, domínio do conhecimento da função e dos assuntos ligados à sua atividade. É o comandante que a organização precisa para liderar no campo de batalha.

Cuidado, entretanto, para não ultrapassar as fronteiras da sua baia. Falar mais alto quando for preciso para que as pessoas ouçam e se sintam envolvidas pela mensagem ou pela causa que esteja abraçando é uma coisa. Agora, falar alto nas situações em que sua conversa não tem nada a ver com os que estejam à sua volta é outra completamente distinta.

De vez em quando, ouço gente falando alto nos restaurantes, aeroportos, filas de teatro e tantos outros lugares públicos. Essa atitude é falta de educação e de respeito com quem está ao lado. Percebo nas pessoas que ouvem sem querer ouvir uma censura velada e uma espécie de vergonha alheia.

Tome cuidado maior ainda na vida corporativa. Profissionais que falam com volume de voz que ultrapassam o seu espaço físico podem ser vistos como prepotentes, vaidosos, inconsequentes. Esse comportamento talvez seja até mais grave para o sucesso da carreira que o daquele que fala para dentro.

É questão de equilíbrio e bom senso. Observe se não incorre no primeiro erro – o de alguém que fala baixo, para dentro. Ou se não está pecando por falar alto demais, fora do seu quadrado.

Só o fato de você analisar sua maneira de agir já será um passo importante para que se comporte de forma adequada em qualquer circunstância.

Superdicas da semana:

  • Fale com volume de voz acima do normal para que as pessoas possam ouvir
  • Cuidado para incomodar as pessoas mais próximas com o volume alto da sua voz
  • Se as pessoas não precisarem ouvir o que você diz, use volume de voz para quem esteja na sua roda de conversa.
  • Use o bom senso para medir o volume da sua voz de acordo com a necessidade da circunstância.

RESULTADOS NA EMPRESA ESTÃO RUINS? SAIBA COMO JUSTIFICAR ISSO EM REUNIÃO

Com a crise que estamos enfrentando nos últimos tempos, os resultados das empresas têm sido ruins. O que mais se ouve são reclamações de queda nas vendas, metas não atingidas, fluxo de caixa negativo e projetos adiados. E quando se fala em perspectivas, os pensamentos são pessimistas.

Os mais animados dizem que trabalham para não perderem, e que se conseguirem manter os resultados do último exercício já se dão por satisfeitos. Embora os conselheiros, investidores e superiores hierárquicos estejam conscientes dessa situação, alguns fingem desconhecimento e insistem em atribuir culpas.

Especialmente nas reuniões em que se discutem resultados é que as cobranças surgem de forma mais contundente. Muitos executivos, sem saber como explicar, tentam justificar as metas não atingidas em tom de desculpa, como se fossem sempre os responsáveis pelos números negativos. Não são poucos aqueles que se sentem impotentes diante das críticas.

Nessas situações, a forma mais eficiente de explicar resultados é retroceder ao momento em que as metas foram estabelecidas e analisar o contexto daquela realidade.

Qual era o crescimento do país? Em que patamar estava a inflação? E a taxa de juros? E as condições cambiais? Qual a situação dos países que compravam nossas commodities? E a nossa situação política?

Se as metas foram estabelecidas diante de parâmetros positivos e alvissareiros, como cobrar resultados frente a uma realidade tão diversa e desfavorável? O mercado é outro. A situação das empresas compradoras e fornecedoras passa longe, muito longe, do otimismo experimentado no momento em que as projeções de faturamento e produção foram feitas.

A apresentação de resultados, portanto, deverá iniciar obrigatoriamente fazendo referência a esse contexto.

Veja um exemplo hipotético de como o profissional poderia argumentar:

“Há um ano, quando estabelecemos nossas metas de crescimento, nos guiamos por uma conjuntura extremamente favorável. A estimativa de crescimento do PIB era positiva. A situação política era estável. A taxa de juros estava em declínio. Vivíamos quase em pleno emprego. O mercado internacional consumia tudo o que podíamos produzir. A taxa cambial era favorável às importações.

A partir dessa realidade, planejamos o nosso crescimento. Conforme todos sabem, hoje esses indicadores estão modificados. Por motivos que fogem aos estudos e às previsões de qualquer empresa, a realidade do nosso país se deteriorou. No nosso ramo, todos os concorrentes estão passando por dificuldades inimagináveis. Alguns fecharam as portas. Outros estão renegociando suas dívidas com bancos e fornecedores.

Diante desse quadro desalentador, embora não tenhamos atingido as metas previstas, nossa empresa deve comemorar os resultados que obtivemos. Foi uma vitória do trabalho, da competência e da capacidade de adaptação de todos nós. Desde o mais simples homem do chão de fábrica até o mais importante conselheiro.

Cuidados na argumentação

Veja que alguns cuidados foram tomados nessa argumentação. Além da descrição do contexto, houve a preocupação de comprometer os responsáveis dizendo “como todos sabem”. Ora, se concordarem com a premissa de que sabem, a chance de que cheguem à conclusão se amplia.

Outro ponto foi incluir a situação de outras empresas dizendo “motivos que fogem aos estudos e às previsões de qualquer empresa”. E também mostrar a dificuldade dos concorrentes e transformar os resultados aparentemente negativos em dados que devem ser comemorados, mostrando que a vitória se deveu a todos, inclusive àqueles que poderiam fazer as críticas.

Pronto. Os resultados não serão revertidos com esse discurso, mas os fatos são esclarecidos com sua verdadeira dimensão. Em vista de uma realidade mais consciente, os números passam a ser compreendidos de maneira mais clara e pessoas cobradas de acordo com a correta responsabilidade.

Mostrar a verdade diante de cobranças descabidas é uma boa forma de esclarecer os motivos de resultados ruins e de determinar planos mais realistas para o que pode ser buscado como objetivo.

Superdicas da semana

  • Quando desejar que concordem com a conclusão, diga que a premissa é conhecida por todos
  • Às vezes é possível transformar dados negativos em resultados vitoriosos
  • Mostrar resultados a partir do contexto em que foram projetados ajudam a esclarecer a realidade dos fatos
  • A explicação de resultados positivos ou negativos precisa ser bem planejada

NEM SEMPRE QUEM FALA BEM CONSEGUE SEUS OBJETIVOS NA VIDA E NO TRABALHO

‘Que curso de oratória que nada. Imagine se eu preciso desse tipo de aprendizado! Eu já me comunico de forma muito competente.’

É mais ou menos assim que reagem alguns profissionais quando são aconselhados por seus gestores a participar de um treinamento para falar em público. Se eles julgam não precisar, por que seus gestores pensam de forma diferente?

Quais são as razões para essa resistência? Alguns dizem ter consciência das suas qualidades de comunicação. Afinal, são sempre elogiados por se apresentarem muito bem em público. Nenhum problema com a voz, com a escolha das palavras, com a postura e a gesticulação. Muito menos ainda com a organização das ideias.

Outros, ao contrário, não se incomodam com as críticas que recebem por causa das suas deficiências de comunicação. Argumentam: ‘o que importa se não pronuncio bem as palavras, se falo muito baixo ou muito alto, se cometo erros de concordância, se não sei o que fazer com as mãos? Apesar dessas imperfeições, bato sempre as minhas metas’.

‘Por que será que, embora o profissional se apresente com toda correção técnica, não consegue os resultados esperados?

No primeiro caso, os gestores constataram que, embora o profissional se apresente com toda correção técnica, não consegue os resultados esperados. Por que será que mesmo falando bem suas apresentações são malsucedidas? O que poderia ser feito para que aproveitasse melhor seus atributos de comunicação?

A resposta é que quase todos são tão seguros do seu desempenho diante da plateia que se esquecem de que há um objetivo a ser atingido com a mensagem que transmitem. Não avaliam as resistências dos ouvintes, nem se preparam para afastá-las.

Quando percebem existir objeções, não sabem definir se são com relação a eles próprios, ou com relação ao tema que apresentam.

‘Acham, ingenuamente, que só com sua capacidade de comunicação conseguirão o que desejam

Como sabem se expressar com facilidade, não fazem o dever de casa. Não têm o cuidado de fazer um bom trabalho de bastidores, conversando antes das reuniões com os responsáveis pela avaliação dos projetos ou propostas. Acham, ingenuamente, que só com sua capacidade de comunicação conseguirão o que desejam.

Também, ficam tão fascinados com um bom argumento que passam a repeti-lo exaustivamente, imaginando que assim será mais fácil convencer as pessoas. Não se dão conta de que dessa forma atuam contra a própria causa, pois enfraquecem a arma mais poderosa da sua argumentação. A repetição excessiva pode tirar a força de um argumento.

‘Não observam que o excesso de argumentos pode prejudicar o trabalho de convencimento

Em outras situações, o equívoco é diferente. Por possuírem muitos bons argumentos, não resistem à tentação de usar todos eles, um a um. Também não observam que o excesso de argumentos pode prejudicar o trabalho de convencimento. E há ainda casos em que erram por irem precipitados à jugular e pedirem a aprovação antes de o público já estar convencido da proposta.

Esses profissionais, seguros da comunicação que possuem, não raro falam além do tempo razoável. Não notam o momento em que as pessoas já estão prontas para tomar a decisão e esticam o discurso além do limite. Apresentam considerações que acabam por criar novas objeções aos próprios argumentos.

Por esses e outros motivos, mesmo aparentemente falando muito bem, esses profissionais são na verdade oradores sofríveis, já que no final não conseguem aprovar o projeto, vender o produto, liderar e estimular seus subordinados. Falar bem, portanto, é também e principalmente obter resultados com a comunicação.

E aqueles que são enviados ao curso mesmo atingindo as metas que lhes são impostas? Por que melhorar a comunicação se vendem os produtos, conseguem a aprovação dos projetos e a aceitação das propostas?

Esse é o questionamento daqueles que não concordam com a opinião dos gestores que insistem na ideia de que devem se aprimorar na arte de falar em público.

‘Quando um profissional se expressa em público, representa a imagem da empresa, que pode ser prejudicada

Nesse caso, a análise caminha em outra direção. Quando um profissional se expressa em público, evidentemente representa a imagem da empresa. É como se a própria organização onde atua estivesse ali usando a palavra. Por isso se a comunicação não possui qualidade estética, a imagem da empresa também pode ser prejudicada.

Se o profissional se apresenta sem ritmo, com postura deselegante, volume de voz muito baixo ou muito alto, dicção falha, vocabulário inadequado, gesticulação defeituosa, raciocínio truncado, além de correr o risco de ser avaliado como pessoa despreparada, pode também comprometer a imagem de quem estiver representando.

‘A boa comunicação é a soma de elementos técnicos com fatores estéticos que estimulam os ouvintes

A boa comunicação, portanto, considera não apenas os elementos técnicos, racionais dos argumentos, mas a conjugação desses aspectos com outros fatores estéticos que estimularão os ouvintes a acompanhar a mensagem com mais interesse, além de provocar admiração e respeito pelo desempenho do orador.

Dessa forma, os resultados positivos e a boa projeção da imagem se tornarão possíveis.

Se estiver conseguindo resultados, mas sentir que poderia aprimorar alguns aspectos para que seu desempenho diante do público fosse melhor, talvez esteja deixando de explorar de maneira mais intensa seu potencial de comunicação. Seja seu próprio gestor e tome a iniciativa de aperfeiçoar suas habilidades para falar em público.

Superdicas da semana

  • Fale com o objetivo de conquistar resultados
  • Não negligencie, entretanto, os aspectos estéticos
  • Ninguém é tão bom que não possa melhorar
  • Quando receber um conselho, aceite sem se justificar. Depois reflita sobre sua utilidade

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